Жеке жана юридикалык жактардын ишинин ар кандай чөйрөлөрүндө Россия Федерациясынын аймагында бекитилген документтерди классификациялоо системасы колдонулат. Иш кагаздарын түзүү, сактоо, жүгүртүү жана пайдалануу иш кагаздарын жүргүзүү сыяктуу дисциплина менен ишке ашырылат. Бул макалада биз анын бардык аспектилерин изилдейбиз. Документтердин түшүнүгүн жана классификациясын, алардын функционалдуулугун жана маселенин башка аспектилерин карап көрүңүз.
Кеңседе иштөө: жалпы жоболор
Баштоо үчүн, документтик колдоо иш кагаздарын долбоорлоо, түзүү, сактоо жана кайра иштетүүдөн турган өзгөчө иш чөйрөсү экенин белгилей кетүү керек. Документтин көрүнүшү жана андагы маалыматтар, аны менен иштөөнү уюштуруу кандайча ишке ашырылып жаткандыгы, тигил же бул башкаруучулук чечимдерди кабыл алуунун өз убагында жана тууралыгы, бул кандайдыр бир деңгээлде мааниге ээ. Иш кагаздарда ишканалардын, фирмалардын, фирмалардын ишмердүүлүгү эске алынат жана чагылдырылат. Бул байланыштаиш кагаздарын жүргүзүү мыйзамдын көрсөтмөсү катары кызмат кылат. Аудит процессинде биринчи кезекте компаниянын ишмердүүлүгүн чагылдырган документтер кайра каралууга тийиш.
Мыйзамдык база
Документтердин түрлөрүн жана алардын классификациясын талдоодон мурун, мыйзамдык база менен таанышып чыгуу сунушталат. Ошентип, маалыматты жана аны коргоону жөнгө салуучу Федералдык Мыйзам маалыматты документтештирүү милдетин белгилейт жана бир катар негизги орнотууларды аныктайт. Аталган ченемдик акт ошондой эле маалыматтык технологияларды иштеп чыгууда жана андан ары колдонууда келип чыгуучу мамилелерди жөнгө салууга багытталган. Белгилей кетсек, милдеттүү документтер башка мыйзамдар менен белгиленет. Атап айтканда, Россия Федерациясынын Граждандык кодекси иш-аракеттердин укуктук негиздерин жана иш кагаздарын жүргүзүүнүн тиешелүү тартибин аныктайт. Россия Федерациясынын Салык кодекси стандарттык салык кагаздарын белгилейт, алар да документтердин классификацияларынын бири болуп саналат. Алар аркылуу жеке адамдардын жана уюмдардын коммерциялык иштеринин эсеби, ошондой эле мамлекеттик бюджетке салыктык төлөмдөрдү жана жыйымдарды өз убагында чегерүү камсыз кылынат.
Мындан тышкары, колдонуудагы Мыйзам иш кагаздарынын үлгүлөрүн аныктайт. Ошентип, Россия Федерациясынын Граждандык кодексинде уюштуруучулук келишимдердин, макулдашуулардын, уставдардын жана башкалардын мазмунуна жана курамына карата талаптар каралган. Регламент бүгүнкү күндө колдонулган ар кандай ыкмаларды колдонуу менен жөнөтүлө турган документтердин формаларын белгилейт.
RF документтеринин классификациясы
Белгилей кетсек, Россия Федерациясынын иш кагаздарын жүргүзүүнүн административдик системасы көп деңгээлдүү мүнөздөгү классификацияны камтыйт. Аны кененирээк карап чыгуу максатка ылайыктуу. Документтердин негизги классификациясы төмөнкү компоненттердин болушун болжолдойт:
- Уюштуруу жана башкаруу документтери. Бул жерде чечимдерди, протоколдорду, инструкцияларды, уставдарды, буйруктарды, жоболорду киргизүү сунушталат.
- Жалпы мүнөздөгү документтердин классификациясына кирген маалымдама жана маалымат кагаздары. Кеп күбөлүктөр, меморандумдар, актылар, телеграммалар, каттар жана башкалар жөнүндө болуп жатат.
- Кадрлар боюнча. Белгилей кетчү нерсе, документтердин бул классификациясы арыздарды, эмгек китепчелерин, мүнөздөмөлөрдү, келишимдерди, буйруктарды ж.б. камтыйт.
Документтердин жеке, шаблон жана стандарт сыяктуу формаларын бөлүп көрсөтүү адатка айланган. Берилген үлгүлөр максаттары боюнча документтердин классификациясын түзөт.
Документтердин башка түрлөрү
Документтер мазмуну боюнча жөнөкөй же татаал болушу мүмкүн экенин билүү керек. Кабыл алуу орду боюнча бухгалтердик документтердин классификациясы тышкы жана ички иш кагаздарынын болушун билдирет. Тегине карап, алар жеке жана расмий документтерди айырмалайт. Жарактуулук мөөнөтү боюнча баалуу кагаздарды туруктуу, ошондой эле 10 жылдан ашык же азыраак деп классификациялоо салтка айланган. Ачыктык белгисине ылайык, жашыруун жана жашыруун эмес кагаздардын бар экендигин билдирген ченемдик документтердин атайын классификациясы кабыл алынган. Биринчи топко жашыруун жана толугу менен кирет деп кошумчалоо керекжашыруун документтер. Жазуу ыкмасы боюнча үн, кол жазма, электрондук, графикалык, фото жана киноматериалдар ж.б. Акыркы топтоо ошондой эле документтердин өзгөчөлүктөрү боюнча классификациясы деп аталат.
Шашылыш жана шашылыш эмес документтер
Баалуу кагаздарды шашылыш жана шашылыш эмес деп бөлүүгө болот. Этаптары боюнча чермелерди, үзүндүлөрдү, түпнускаларды (башкача айтканда түпнускаларды), ошондой эле көчүрмөлөрдү айырмалоо адатка айланган. Мамлекеттик мүнөздөгү документтер өзүнчө категорияга кирет. Колдонуудагы мыйзамдарга ылайык ыйгарым укуктуу түзүмдөр көрсөтмөлөрдү, буйруктарды, тескемелерди, буйруктарды, токтомдорду, жарлыктарды жана чечимдерди чыгарышат.
Негизги документтер
Баштапкы документтердин бир топ көлөмдүү категориясын өзүнчө кароо сунушталат. Бул изилдөөлөрдүн, иштеп чыгуулардын, байкоолордун жана башка коомдук иш-аракеттердин процессинде алынган негизги маалыматы бар кагаздарды камтыйт. Бухгалтердик эсепте баштапкы документация чарбалык маанидеги операцияларды ишке ашырууда түзүлөөрүн белгилей кетүү керек. Ал буга чейин ишке ашырылган айрым фактылардын далили же далили катары иштейт. Баштапкы кагаздардын тобуна, мисалы, күбөлүктөрдү, актыларды, эсеп-фактураларды, ордерлерди ж.б. Алардын көбү үчүн атайын бирдиктүү формалар бекитилген. Мисалы, бүгүнкү күндө соода операцияларын, негизги каражаттарды, акчалай эсептешүүлөрдү жана эмгекти эсепке алуу үчүн документтердин атайын формалары түзүлдү.
Документтин чоо-жайы
Кайсы бир кагаз үчүн бирдиктүү форма жок болсо, компанияда ички форма түзүлөт. Ошентсе да, кандай болгон күндө да, ал жерде кээ бир деталдар болушу керек:
- Документтин аталышы.
- Түзүү датасы.
- Уюмдун аталышы.
- Экономикалык маанидеги операциянын маңызы.
- Өлчөө түзмөктөрү.
- Жоопкерчилик кылган кызматкерлердин тизмеси.
- Ыйгарым укуктуу кызматкерлердин жеке колтамгалары.
Ички кеңседе иштөө
Түзүмдүн жетекчилигинин көрсөтмөлөрүнө ылайык жана өз алдынча бөлүмдөрдүн жетекчилеринин демилгеси боюнча ар кандай жоболорду иштеп чыгуу актуалдуу болуп саналат. Иш кагаздарынын бул тобу стандарттуу жана жеке актыларды камтыйт. Белгилей кетсек, акыркысынын мазмуну биринчи кезекте ишкананын уюштуруу түзүмүнө кирген башкаруу бөлүмдөрүнө, бөлүмдөрүнө, цехтерине тиешелүү. Типтүү документация, эреже катары, негизги өндүрүштүн цехтерине тиешелүү.
Сиз билишиңиз керек, жобонун долбоору подрядчы тарабынан түзүлөт, андан кийин ал компаниянын юридикалык бөлүмү менен макулдашылат. Эгерде каршылыктар же сын-пикирлер келип чыкса, алар өзүнчө кагазда же учурдагынын экинчи нускасында баяндалат. Ишканада административдик мүнөздөгү негизги акт болуп директордун буйругу саналат. Бул документтин жардамы менен түзүмдүн ишинин тартиби, чечимдери жана көрсөтмөлөрү, ар кандай иш-чаралар, иштин натыйжалары же текшерүүлөрдүн натыйжалары түзүлүшү мүмкүн.
Отчет, түшүндүрмө жана тейлөө эскертүү
Меморандум – бул белгилүү бир факты же маселени, корутунду же сунушту баяндаган документ. Бул уюмдун жетекчилигине же жогорку структурага жиберилиши мүмкүн экенин билүү керек. Меморандумду каттын бир түрү, компаниядагы кат алышуунун ички түрүнүн формаларынын бири катары түшүнүү керек. Эреже катары, ал түзүмдүк бөлүмдөрдөн компаниянын каалаган дарегине жөнөтүлөт. Бул жерде өзгөчө түздөн-түз жетекчилик болуп саналат. Эскертүү да белгилүү бир компаниянын расмий адамы тарабынан жөнөтүлүшү мүмкүн экенин эстен чыгарбоо керек. Аты аталган документ маалыматтык, проактивдүү же отчеттук катары аныкталышы мүмкүн.
Түшүндүрмө кат негизги актынын (программанын, отчеттун, пландын) айрым жоболорунун мазмунун түшүндүрүүчү иш кагазы катары каралууга тийиш. Мындан тышкары, ал жетекчиликтин көрсөтмөлөрүнүн аткарылбагандыгынын же тартиптин бузулушунун себептерин түшүндүрө алат.
Инструкциялар
Инструкциялар учурда эки топко бөлүнөт. Биринчи категорияга кирген документтер ишканада кызмат адамдары, бөлүмдөр ж. Белгилеп кетсек, бул кызматтык нускамалар (экинчи топ) конкреттүү кызматкерлердин укуктарын, милдеттерин, жоопкерчилигин жана функционалдуулугун аныктайт. Бул иш кагаздары буйруктардын жана мыйзамдардын (жарлыктар, тескемелер ж.б.) көрсөтмөлөрү аткарылууга тийиш болгон жол-жоболорду түшүндүрүп бере алат. Бул кызматтык нускамаларды кошуу керектуруктуу же туруктуу мөөнөттүү болушу мүмкүн. Бирок түбөлүк баалуу кагаздар баары бир 3-5 жылда бир каралып, каралып турат.
Тыянак
Ошентип, биз баалуу кагаздардын түшүнүгүн, негизги классификациясын жана теманын башка аспектилерин карап чыктык. Жыйынтыктап айтканда, бүгүнкү күндө Россия Федерациясынын аймагында иш кагаздарын жүргүзүү кыйла өнүккөн категория экенин белгилей кетүү керек. Адамдын жашоосунун азыркы этабында бул иш-аракет зарыл документтерди компетенттүү жана өз убагында түзүүнү камсыз кылууну, ошондой эле актылар менен иштөөнү (атап айтканда, кабыл алуу, берүү, иштетүү, даярдоо, контролдоо, сактоо, каттоо, системалаштыруу, даярдоо архивдөө жана жок кылуу). Кеңсе технологияларын жөнгө салуу бир катар багыттарга ылайык ишке ашырылат. Стандартташтыруу, мыйзамдык жөнгө салуу, ошондой эле мамлекеттик маанидеги укуктук-ченемдик жана усулдук актыларды түзүү максатка ылайыктуу.
Тигил же бул жол менен уюштуруу жана андан кийинки иш кагаздарын жүргүзүү атайын көндүмдөрдүн жана кесиптик билимдердин милдеттүү түрдө болушун талап кылат. Ошентип, ишканаларда бул ишти ишке ашыруу үчүн тиешелүү бөлүмдөр же кызматтар түзүлөт. Айта кетсек, чакан фирмаларда иш кагаздарын жүргүзүү менен катчылар алектенишет, ал эми ишкананын документтеринин абалы үчүн жетекчи тарабынан ыйгарым укук берилген кызматкерлер жооп берет. Кандай болгон күндө да документтердин ар бир тобунун өз орду болушу керек. Көбүнчө алар атайын отко чыдамдуу шкафтарда сакталат. ЖанаАкыр-аягы, кызматкерлер туура эмес иш кагаздарын жүргүзүү үчүн дисциплинардык жоопкерчиликке тартылышы мүмкүн. Билимди практикада колдонууда муну эстен чыгарбоо керек.
