Макалада кирүүчү жана чыгуучу документтер, документтердин кыймылы жана анын түзүмү, документтердин жүрүшү, анын режими жана циклдүүлүгү, ички жана тышкы документация сыяктуу түшүнүктөр үчүн түшүндүрмөлөр берилген. Керектүү маалыматты бөлүп көрсөтүүнүн жолдору жана аны учурдагы иштерде жана иш кагаздарын жүргүзүүдө архивде сактоонун жолдору келтирилген.
Документ агымынын түрлөрү
Информациянын азыркы доорунда өндүрүштүн, керектөөнүн, жөнгө салуунун же бөлүштүрүүнүн кандайдыр бир структурасынын ишин документациясыз элестетүү мүмкүн эмес. Бүгүнкү маалымат кагазында жана электрондук бумда документтер менен иштөө барган сайын татаал болуп баратат. Маалыматты алып жүрүүчүлөр өзгөрүүдө, аны иштеткен адамдар өзгөрүүдө, маалыматты колдонуунун укуктук талаалары өзгөрүүдө. Документ агымынын концепциясы жана түзүмү да өзгөрүшү мүмкүн.
Документ документ агымынын бирдиги катары
Документ – бул кандайдыр бир материалдык объект түрүндө жазылган маалымат. Документ фото, видео, аудио жазуу болушу мүмкүн, айтпаганда дакагаз медиа жана файлдар. Бирок документ бир катар зарыл талаптар болгондо гана документ болуп калат. Бул талаптар реквизиттер деп аталат жана документтердин айрым түрлөрү үчүн мыйзамда же ченемдик укуктук актыларда белгиленген милдеттүү белгилер болуп саналат. Уюштуруу жана башкаруу документтерин каттоо үчүн, мисалы, ГОСТ Р 7.0.97-2016 бар. Эң маанилүү деталдардын бири бул документтин датасы (кээде убакыт да).
Документ агымы деген эмне
Документтердин агымы – маалыматты түзүү пункттары, маалыматты иштетүү пункттары, маалыматты сактоо түйүндөрү жана маалыматты тикелей пайдалануучулар ортосундагы документтердин кыймылы. Документтердин агымы документтердин түрү жана алардын мазмуну, режими жана циклдүүлүгү, кыймылынын ыкмалары ж.б. жагынан абдан айырмаланат.
Уюмдагы документ агымы (ишканаларды билдирет) багыты боюнча кирүүчү жана чыгуучу болуп бөлүнөт. Документтер менен иштөөдө каталарды жана баш аламандыктарды болтурбоо үчүн агымдын ар бир түрү бири-биринен бөлүнүшү керек.
Кирүүчү документтердин агымы уюмга почта, электрондук почта аркылуу келген, атайын (курьерлер аркылуу) алып келинген документтерден турат. Кире бериштеги документтер иреттелиши керек, керексиз - таштандыга чыгарылат. Керектүү же мүмкүн болушунча зарыл болгон документтер келип түшкөн датасын, документтин аталышын жана анын реквизиттерин (документтин датасы, жөнөтүүчүнүн аты-жөнү ж.б.) көрсөтүү менен журналдарда (кагаз же электрондук) жазылууга тийиш документ жөнөтүлдү.
Чыгуучу документ агымы түзүлгөн жана документтерден туратуюм тарабынан чыгарылган же иштетилген. Бардык чыгыш документтерине катар номери ыйгарылышы керек, алар зарыл болгон реквизиттердин бар-жоктугу жана алардын тууралыгы текшерилет, алар датасын көрсөтүү менен журналдарда жазылууга тийиш (эреже катары, бул документке кол коюлган дата), чыгыш номери жана документти даярдаган бөлүмдүн коду.
Документтин агымын дароо иштеп чыгуу мүмкүн болбосо (анын кескин көбөйүшү), каталарды жана кечигүүнү болтурбоо үчүн документтерди иштеп чыгуучу кызматкерлердин санын көбөйтүү керек, бул көбүнчө уюм үчүн өтө кымбатка турат.
Документ агымынын түрлөрү өтө ар түрдүү болушу мүмкүн, мунун баары уюмдун ишинин түрүнө жана анын иштөө ыкмаларына жараша болот.
Ири уюмдар жана ишканалар үчүн документтердин туура структурасы материалдардын же продукциянын агымы сыяктуу эле маанилүү. Документтердин чоң агымы үчүн атүгүл документалдык технологиялык процесстер иштелип чыгат жана колдонулат.
Тышкы жана ички документ агымынын түшүнүгү
Уюмдагы кирүүчү жана чыгуучу маалыматтардан тышкары, ички, б.а. уюмдун ичинде гана түзүлгөн жана колдонулган маалымат. Бул маалымат белгилүү бир деңгээлдеги купуялуулукка ээ болушу мүмкүн жана ошол эле бөлүмдүн ичинде да жалпыга жеткиликтүү болбошу мүмкүн. Бир эле уюмдун белумдерунун ортосунда кат алмашуу адатта кабыл алынбайт. Документтик байланыш үчүн бөлүмдөрдүн жетекчилери кол койгон кызматтык белгилер (отчеттор, түшүнүк каттар, маалымкаттар) колдонулат. Эскертүүлөргө кошумчауюмдар буйруктарды, нускамаларды, күбөлүктөрдү, техникалык документтерди жана башка документтерди иштетет.
Ушул себептерден улам ички документ жүгүртүү ачык-айкын жөнгө салынышы керек, ошондуктан жашыруун маалыматтар үзүндүлөр же бөлүктөр түрүндө болсо да коомдук жайларга түшпөшү керек. Демек, ички маалымат уюмдан, кээде бир бирдиктин чегинен чыгууга багытталган эмес. Мында мындай маалымат бөлүмдөн бөлүмгө бөлүмдүн начальнигинин уруксаты менен гана өткөрүлөт жана милдеттүү түрдө өткөрүп берүү учурунда (уюмдун архивине да) алуучуну көрсөтүү менен жана анын алууга ыйгарым укуктарын ырастаган атайын журналдарга жазылат (документтер менен иштөөгө уруксат).
Документ агымынын параметрлери
Документ агымы бул төмөнкү параметрлер менен мүнөздөлгөн татаал система:
- мазмун (же ал кандай функцияларды аткарат);
- структура;
- режим жана циклдүүлүк;
- багыт;
- том;
- башка.
Мазмун же функция
Бул документ агымынын параметри уюм тарабынан колдонулган документтердин тизмеси жана бул документтерде камтылган маалыматтардын курамы. Бул маани иш-аракеттери өтө спецификалык жана убакыттын өтүшү менен туруктуу болгон аз сандагы уюмдар үчүн туруктуу (көбүнчө булар соттор, архивдер, реестрлер жана башка өндүрүштүк эмес уюмдар). Көпчүлүк уюмдар үчүн, өзгөчө өндүрүштүк уюмдар үчүн, документ агымы өзгөрүп турган туруктуу эмес маани болуп саналатар кандай өзгөрүүлөргө жараша: ишмердүүлүктүн түрү, өнөктөштөр, технологиялар, материалдар, мыйзамдар жана өндүрүштүн өзгөрүшүнө жана убактылуу өзгөрүүлөрдүн башка талаптары.
Документ агымынын түзүмү
Жумуш процессинин түшүнүгү жана түзүмү документтердин классификациясы жана аларды индексациялоо берилген өзгөчөлүктөр менен мүнөздөлсө болот, уюмдун документтеринин маалымдама аппаратында бүткүл ориентация системасы түзүлөт. Адатта, мындай структура документ агымынын түрүнө жана максатына туура келет.
Режим жана циклдер
Бул параметрлер убакыттын өтүшү менен келген маалыматтын жүктөмүндөгү өзгөрүүлөрдү аныктайт. Бул, мисалы, кабыл алуу өнөктүгү маалында окуу жайдын абитуриенттеринин өздүк делолору менен же сессия жана бүтүрүү учурунда студенттердин документтери менен иштөө көлөмүнүн кескин көбөйүшү.
Мындай өзгөрүүлөр уюмдун ички ритмдерине байланыштуу жана адатта алдын ала айтууга болот жана пландаштырылган.
Документ агымынын багытындагы өзгөрүүлөр
Бул өзгөртүүлөр маалыматты иштетүүчү бөлүмдүн ишинин мазмунуна байланыштуу. Бул документтерди тариздөө ыкмаларындагы айырмачылыктар, документтердин аткарылышынын мөөнөттөрүн көзөмөлдөө жолдору, алар менен таанышуу жолдору, өзгөчө, ар кандай документтерди бекитүү жана макулдашуу. Документтердин агымынын багытындагы өзгөрүүлөргө уюмдардын структурасындагы жана багытындагы ички өзгөрүүлөр да таасир этет.
Документ агымынын көлөмү
Документ агымынын көлөмү – бул суммадокументтер (түп нускалары да, көчүрмөлөрү да), алар документтердин саны менен да, барактардын саны, символдор, аткаруучулардын жана документ макулдашылган адамдардын саны менен да көрсөтүлүшү мүмкүн. Мисалы, сиз менен келишим түзүшүңүз керек болгон өнөктөш уюмдардын саны же ага кол коюу керек.
Уюмдун иш процесси бардык агымдардагы документтердин жалпы санын камтыйт.
Уюмда документ агымы менен иштөөнү жакшыртуу
Бул ишти жакшыртуу үчүн бардык иш кагаздарын жүргүзүү процессин изилдеп чыгуу, процессти технологиялык жактан компетенттүү кылуучу так сунуштарды белгилөө зарыл: документтер менен иштөөдө кайталоолорду жоюу, ага тиешеси жок бөлүмдөр тарабынан документтерди бекитүүнү жокко чыгаруу. Документ агымы канчалык чоң болсо, уюмдун административдик аппараты, же жок эле дегенде, көбү ошончолук көп жүктөлөт.
Кадрлардын иш кагаздары менен иштөөсүн жакшыртуунун негизги пункттарынын бири болуп документ жүгүртүүнүн бардык этаптарында алардын кесиптик даярдыгынын деңгээли, кадрлардын оптималдуу жүгү, ар бир бөлүмдө документ менен иштөөнү так жөнгө салуу саналат.
Документтердин чоң агымы менен жөнгө салуу жана стандартташтыруу механикалаштыруу жана иш кагаздарын автоматташтырууну колдонууга, документтер менен иштеген кызматкерлердин санын оптималдуу санга чейин кыскартууга мүмкүндүк берет.
Тилекке каршы, эсепке алуу ыкмаларынын жеткилең эместигинен улам документтердин агымынын көлөмү жөнүндө маалымат бааланбайт.
Негизгидокумент агымынын заманбап талаптары
- Үзгүлтүксүздүк. Адамдын иш-аракетиндеги маалымат агымындагы ар кандай тыгын же бузулуу бүтүндөй системанын бузулушуна алып келет. Документтердин көлөмүн көбөйтүүнү алдын ала карап, пландаштыруу керек.
- Контролдоо мүмкүнчүлүгү. Маалымат агымын башкарууга болот жана керек. Кеңсе системасы туруктуу гана эмес, иштөөдө ийкемдүү болууга тийиш; Кызматкерлер кеңсенин бардык операцияларына универсалдуу түрдө үйрөтүлүшү керек.
- Эмгекти рационализа-циялаштыруунун, механизация-лаштыруунун жана автоматташтыруунун эсебинен жумуштун эффективдуулугун тынымсыз жогорулатуу.
- Документтердин кыймылынын маршруттук-технологиялык карталарын такай түзүү жана жаңылоо мөөнөтү, аткаруучулар ж.б.у.с.
- Документтерди стандартташтыруу, аларды иштетүү ыкмалары, туура архивдөө, ар бир документ үчүн сакталуучу жайларды белгилөө документтерди издөөнү жана алар менен иштөөнү тездетет.
